AUB Alumni Association
من الاستمارات الورقية إلى دليل أعضاء واحد
منصة سجلات ثنائية اللغة تحلّ محل دليل الجمعية القديم على FoxPro، وتوفّر لوحة تحكم للموظفين، وطلب انتساب إلكترونياً، ورسائل بريد إلكتروني جماعية إلى الأعضاء.
التحدّي
تجمع AUB Alumni Association خريجي الجامعة الأميركية في بيروت. كانت سجلات أعضائها محفوظة في نظام FoxPro قديم، وكان الأعضاء الجدد ينتسبون عبر استمارة طلب ورقية، وكان العمل على العضوية يجري يدوياً.
- سجلات أعضاء محفوظة في نظام FoxPro قديم
- أعضاء جدد ينتسبون عبر استمارة طلب ورقية
- عمل العضوية يجري يدوياً، من دون رؤية موحّدة للدليل
ماذا بنينا
بنينا منصة السجلات التي تحلّ محل ذلك النظام، بالإنجليزية والعربية مع واجهة كاملة من اليمين إلى اليسار. يبحث الموظفون في دليل الأعضاء ويصفّونه حسب الكلية والفرع ونوع العضوية والجنس وسنة التخرج وسنة الاشتراك، وتجري كل عمليات البحث والتصفية في قاعدة البيانات. يُفتح كل سجل في استمارة واحدة مقسّمة إلى أقسام تتبع الاستمارة الورقية، مع صورة بقياس جواز السفر. ويُصدَّر الدليل إلى Excel بترتيب الأعمدة القديم، ويحدّث المشرفون أنواع العضوية، وعددها 30، من صفحة «الإعدادات».
صار الخريجون يقدّمون طلباتهم إلكترونياً عبر استمارة من ست خطوات: البيانات الشخصية، والتواصل، والتعليم، والمهنة، والعائلة، والمراجعة. يصل كل طلب إلى قائمة المراجعة، ويمكن للموظفين تلقّي بريد إلكتروني عن كل طلب جديد. يكمل الموظفون السجل، ويرون أي أعضاء في الدليل يحملون الاسم نفسه، ثم يوافقون على الطلب أو يرفضونه. وعند الموافقة يُمنح العضو رقم AAA ID التالي، استمراراً للترقيم القديم.
تعرض التحليلات أربعة أرقام رئيسية و11 توزيعاً تفصيلياً، تُحسب في قاعدة البيانات بالفلاتر نفسها المستخدمة في قائمة الأعضاء، ويمكن فتح الشريحة المعروضة في القائمة مباشرة. يكتب المشرفون رسائل البريد الإلكتروني الجماعية، ويختارون الجمهور بهذه الفلاتر، ويعاينون الرسالة، ويرسلون إلى أنفسهم نسخة تجريبية. تُرسل الرسائل عبر Resend على دفعات تتصاعد تدريجياً، مع تقرير تسليم لكل إرسال. بنينا المنصة في عام 2026: تطبيق Next.js على Vercel، وواجهة API مبنية على FastAPI مع Postgres على Railway.
نطاق العمل
- دليل الأعضاء واستمارة السجل
- طلب انتساب إلكتروني من ست خطوات
- مراجعة الطلبات والموافقة عليها
- تحليلات لدليل الأعضاء
- رسائل بريد إلكتروني جماعية مع تقارير التسليم
- نقل البيانات من FoxPro والتصدير إلى Excel
كيف يعمل
كيف يتحوّل الطلب إلى عضوية.
الخطوة 1: التقديم
يملأ الخريجون طلب الانتساب الإلكتروني المؤلف من ست خطوات.
الخطوة 2: قائمة المراجعة
يصل الطلب إلى قائمة المراجعة، ويمكن للموظفين تلقّي بريد إلكتروني بذلك.
الخطوة 3: الاستكمال
يكمل الموظفون السجل في استمارة العضو.
الخطوة 4: التحقق
يرى الموظفون أي أعضاء في الدليل يحملون الاسم نفسه.
الخطوة 5: القرار
يوافق الموظفون على الطلب أو يرفضونه.
الخطوة 6: الانضمام
تمنح الموافقة رقم AAA ID التالي وتضيف العضو إلى الدليل.
يضيف الموظفون الأعضاء من الاستمارات الورقية في استمارة السجل نفسها.
النتيجة
- دليل واحد ثنائي اللغة، يُبحث فيه ويُصفّى في قاعدة البيانات، ويُصدَّر إلى Excel بالترتيب القديم
- طلب انتساب إلكتروني من ست خطوات يراجعه الموظفون، ثم يوافقون عليه برقم AAA ID التالي
- تحليلات ورسائل بريد إلكتروني جماعية تستخدم فلاتر قائمة الأعضاء نفسها
المشروع بالأرقام
- 30نوعاً من العضوية نُقلت من النظام القديم، ويحدّثها المشرفون
- 6خطوات في طلب الانتساب الإلكتروني، من البيانات الشخصية إلى المراجعة
- 6وحدات في لوحة تحكم الموظفين، من دليل الأعضاء إلى رسائل البريد الإلكتروني الجماعية
- 2لغتان، الإنجليزية والعربية، مع واجهة كاملة من اليمين إلى اليسار