IBO Group
من الورقة والقلم إلى نظام واحد لكل الفروع
نظام ويب واحد يدير شحنات IBO Group من تركيا إلى سوريا في فروعها الستة، مع مسارات عمل مؤتمتة، ومحاسبة مدمجة، ورابط تتبّع للعملاء.
التحدّي
تعمل IBO Group شركةً للشحن مقرّها غازي عنتاب، تركيا، وتنقل البضائع من تركيا إلى سوريا عبر ستة فروع في البلدين. كانت عملياتها تسير بالورقة والقلم وجداول Excel، وكان العملاء يتابعون شحناتهم عبر رسائل WhatsApp. كانت الأموال تتسرّب، ولم تكن الشركة قادرة على معرفة أين تذهب.
- عمليات تسير بالورقة والقلم وجداول Excel
- عملاء يتابعون شحناتهم عبر رسائل WhatsApp
- أموال تتسرّب، دون أي طريقة لمعرفة أين تذهب
ماذا بنينا
بنينا نظام ويب واحداً للعمليات كلها، بالعربية والإنجليزية والتركية، وتعمل عليه كل الفروع. ينشئ الموظفون كل بوليصة شحن مع طرودها، ويسعّرونها، ثم يحمّلونها على رحلة شاحنة مع سائقها ومكاتب التخليص الجمركي. ومع تقدّم الرحلة عبر الجمارك حتى التوزيع، تتقدّم معها كل بوليصة على متنها، ولا تتقدّم البوليصة الموزّعة على أكثر من شاحنة إلا عندما تصل كل أجزائها. ثم يسلّم الفرع المستلِم البضائع إلى العميل.
وحدة المحاسبة جزء من النظام نفسه. يُسجَّل القيد المحاسبي للبوليصة عند تسعيرها، وكذلك قيود مصاريف الرحلات ودفعات العملاء والحركات النقدية. ويحصل كل فرع جديد تلقائياً على حسابات لعملائه وعلى صندوق نقدي لكل عملة من عملاته. تنتظر الحركات النقدية في الفرع الموافقة قبل تسجيلها، ويضع تسجيل دفعة العميل حالة «تم التسليم» على البوالص التي تغطيها. ويطّلع الموظفون على دليل الحسابات وسندات القيد ودفتر الأستاذ وميزان المراجعة، ورصيد كل عميل وكشف حسابه، إلى جانب 16 تقريراً ولوحة تحكم.
لكل بوليصة رابط تتبّع خاص بها. يرسله الموظفون إلى العميل عبر WhatsApp بالعربية أو الإنجليزية أو التركية. تعرض الصفحة حالة الشحنة: مسجّلة، أو تم شحنها، أو في المستودع، أو تم تسليمها، مع تاريخ كل خطوة، وطرودها ومستنداتها وسعرها الإجمالي، ونسخة PDF من البوليصة. وبنينا أيضاً الموقع الإلكتروني لشركة IBO Group باللغات الثلاث نفسها: تصل منه طلبات عروض الأسعار إلى النظام، حيث يسعّرها الموظفون ويرسلون العرض. بنينا النظام خلال عامَي 2025 و2026، والموقع الإلكتروني في عام 2026.
نطاق العمل
- بوالص الشحن من المسودة حتى التسليم
- رحلات الشاحنات والسائقون ومكاتب التخليص الجمركي
- المحاسبة والصناديق النقدية وأرصدة العملاء
- روابط تتبّع للعملاء
- التقارير ولوحة تحكم
- الموقع الإلكتروني لشركة IBO Group وطلبات عروض الأسعار
كيف يعمل
بوليصة شحن واحدة، من المسودة حتى التسليم.
الخطوة 1: التسجيل
ينشئ الموظفون بوليصة الشحن مع طرودها.
الخطوة 2: التسعير
يُسجَّل القيد المحاسبي للبوليصة عند تسعيرها.
الخطوة 3: التحميل
يحمّل الموظفون البوليصة على رحلة شاحنة.
الخطوة 4: الشحن
مع تقدّم الرحلة عبر الجمارك، تتقدّم معها كل بوليصة على متنها.
الخطوة 5: المستودع
تصل البضائع إلى مستودع الفرع المستلِم.
الخطوة 6: التسليم
يسلّم الفرع البضائع، ويظهر ذلك في رابط العميل.
يتابع العملاء البوليصة من رابط التتبّع: مسجّلة، ثم تم شحنها، ثم في المستودع، ثم تم تسليمها.
النتيجة
- كل شحنة وكل معاملة مالية مسجّلة في نظام واحد تعمل عليه الفروع الستة كلها
- قيود محاسبية تُسجَّل مع سير العمل، فترى الشركة أين تذهب أموالها
- عملاء يتابعون كل شحنة من رابط تتبّع، بدل السؤال عبر WhatsApp
المشروع بالأرقام
- 6فروع في تركيا وسوريا، تعمل كلها في النظام نفسه
- 6مراحل تمرّ بها كل بوليصة شحن، من المسودة حتى التسليم
- 19نوعاً من مصاريف الرحلات، يُسجَّل كل منها في الحسابات
- 16تقريراً عن الشحنات والعملاء والمستودع والنقد